Die 5 größten Herausforderungen in Bauprojekten und der unschätzbare Wert der Projektsteuerung

Einleitung

Ob Neubau, Sanierung oder Großprojekt – Bauvorhaben sind hochkomplexe Organisationsaufgaben. Laut einer Studie von McKinsey & Company scheitern rund 70 % aller großen Bauprojekte an Zeit- und Budgetvorgaben. Die Ursachen liegen fast immer in typischen Stolpersteinen: von Planungsfehlern über unklare Verantwortlichkeiten bis hin zu mangelhafter Kommunikation.

Die Projektsteuerung übernimmt hier eine Schlüsselfunktion: Sie identifiziert Risiken frühzeitig, koordiniert Beteiligte und sorgt für reibungslose Abläufe. Doch welche fünf Herausforderungen treten besonders häufig auf – und wie hilft eine gute Projektsteuerung, diese zu meistern? Das zeigt dieser Beitrag.

1. Herausforderung: Unklare Zieldefinitionen

Ein Bauprojekt startet oft mit großen Visionen – doch ohne klare, präzise Zieldefinitionen wird daraus schnell ein Fass ohne Boden.

Beispiel:Änderungen während der Bauphase gehören zu den teuersten Kostentreibern. Wenn Nutzungsanforderungen, technische Standards oder Gestaltungsziele nicht sauber festgelegt sind, kommt es zu Nachträgen, Planungsänderungen und Verzögerungen.

Wie hilft die Projektsteuerung?Die Projektsteuerung sichert in der Projektvorbereitung:

• eine klare Definition der Projektziele,

• prüft, ob Budget und Ziele realistisch zusammenpassen,

• und stimmt alle Stakeholder auf einen gemeinsamen Nenner ein.

Mit einem Pflichtenheft, präzisen Planungsgrundlagen und regelmäßigen Workshops werden spätere Überraschungen vermieden.

2. Herausforderung: Kosten- und Terminsicherheit

Laut dem Branchenreport Bau liegt die durchschnittliche Kostenüberschreitung bei Großprojekten bei über 30 %, die Zeitüberschreitung bei 20–40 %.

Die Gründe:

• Unterschätzter Planungsaufwand

• Mangelhafte Ausschreibungen

• Schlecht abgestimmte Gewerke

• Bauzeitverzögerungen durch Schnittstellenkonflikte

Wie hilft die Projektsteuerung?

• Erstellung und laufende Überwachung von Kostenrahmen und Budgets

• Soll-Ist-Vergleiche mit Frühwarnsystem

• Detaillierte Terminpläne, Meilensteine und Fortschrittskontrollen

• Präventive Nachtragsabwehr durch qualifizierte Leistungsbeschreibungen

3. Herausforderung: Komplexe Stakeholder-Strukturen

Vom Bauherrn über Fachplaner, ausführende Unternehmen, Behörden bis zu späteren Nutzern – Bauprojekte vereinen viele Interessen.

Problem:Ohne klare Schnittstellen entstehen Missverständnisse, Doppelarbeit und Verzögerungen.

Wie hilft die Projektsteuerung?

• Definition von Kommunikationsstrukturen (z. B. RACI-Matrix)

• Regelmäßige Abstimmungsrunden und Protokollierung

• Konfliktmanagement und Mediation

• Einheitliche Berichtswege und Entscheidungsprozesse

4. Herausforderung: Mangelnde Qualitätssicherung

Planungs- und Ausführungsfehler gehören zu den teuersten Fehlerquellen. Mängel kosten nicht nur Geld, sondern gefährden oft auch Termine und Reputation.

Wie hilft die Projektsteuerung?

• Implementierung von Prüf- und Freigabeprozessen

• Qualitätssichernde Maßnahmen in allen Leistungsphasen

• Abnahmen und Nachverfolgung

• Unterstützung bei Mängelmanagement und Beweissicherung

5. Herausforderung: Anpassungsfähigkeit bei Änderungen

Trotz bester Planung: Änderungen kommen immer vor – technische Innovationen, neue gesetzliche Vorgaben oder geänderte Nutzerwünsche machen Anpassungen nötig.

Gefahr:Ohne strukturiertes Änderungsmanagement führen Änderungen zu Chaos.

Wie hilft die Projektsteuerung?

• Etabliert ein transparentes Änderungsmanagement

• Bewertet die Auswirkungen auf Kosten, Termine und Qualität

• Moderiert Entscheidungen zwischen allen Beteiligten

• Sichert die Dokumentation und Nachvollziehbarkeit

Wissenschaftlich fundiert: Der Mehrwert der Projektsteuerung

Zahlreiche Studien belegen den Nutzen:

• Laut Fraunhofer IAO senkt qualifizierte Projektsteuerung die Nachtragsquote um bis zu 50 %.

• Die TU München zeigt: Projektsteuerung kann Kostenüberschreitungen um bis zu 30 % reduzieren.

• Das Lean Construction Institute belegt, dass durch straffe Steuerung Verschwendung vermieden wird – Zeit- und Materialverluste sinken signifikant.

Praxisbeispiel: Ein Hochbauprojekt im Kostenrahmen

Ein Bürogebäude mit 25.000 m² BGF sollte innerhalb von zwei Jahren schlüsselfertig übergeben werden. Durch eine erfahrene Projektsteuerung:

• wurden klare Zielvorgaben festgelegt,

• alle Stakeholder in regelmäßigen Abstimmungen eingebunden,

• ein engmaschiges Termincontrolling umgesetzt

• und Änderungen strukturiert gemanagt.

Ergebnis: Das Gebäude wurde innerhalb von Budget und Zeitrahmen übergeben – ein Paradebeispiel für den unschätzbaren Wert der Projektsteuerung.

Fazit: Projektsteuerung ist der Schlüssel zum Projekterfolg

Kosten, Termine, Qualität, Kommunikation, Anpassungsfähigkeit: Die größten Herausforderungen im Bauwesen lassen sich nur mit professioneller Steuerung beherrschen.

Investitionen in Projektsteuerung amortisieren sich vielfach – durch vermiedene Nachträge, Zeitverluste und Konflikte.